Dokumen dan konfirmasi tertulis apa yang diperlukan untuk mengajukan janji temu di rumah sakit di Tiongkok?

Jika Anda sudah memilih rumah sakit di Tiongkok dan ingin membuat janji di poliklinik spesialis atau meminta rumah sakit meninjau kondisi Anda terlebih dahulu, siapkan ringkasan singkat, pastikan cara pengiriman dokumen, lalu kirim laporan yang relevan ke bagian yang ditunjuk rumah sakit. Pada akhirnya, Anda perlu mendapatkan catatan janji temu yang memungkinkan Anda memeriksa identitas pasien, poliklinik, waktu, dan status pembayaran. Jika rumah sakit masih meninjau dokumen, terus tindak lanjuti; balasan bahwa dokumen telah diterima tidak berarti janji temu sudah berhasil dibuat.

Jika kondisi tiba-tiba memburuk atau terjadi keadaan darurat medis, segera cari pertolongan medis darurat di tempat Anda berada. Jangan menunggu balasan email janji temu.

Poin penting

• Gunakan saluran yang tercantum di situs resmi rumah sakit atau telah diverifikasi oleh rumah sakit. Tanyakan terlebih dahulu apakah dokumen identitas, bahasa dokumen medis, dan cara pengajuan Anda diterima. Ketentuan dapat berbeda antar rumah sakit, platform, dan lokasi rumah sakit.
• Ringkasan harus menjelaskan kondisi saat ini, riwayat pengobatan, dan pertanyaan yang ingin Anda ajukan kepada dokter. Lengkapi laporan, berkas citra medis asli, atau bahan patologi sesuai permintaan rumah sakit.
• “Sudah diterima”, “sudah diteruskan ke bagian terkait”, “sudah ditinjau tenaga klinis”, dan “janji temu berhasil dibuat” adalah status yang berbeda. Minta rumah sakit menjelaskan tahap saat ini dan hal yang masih kurang.
• Janji temu rawat jalan tidak berarti rumah sakit sudah menyetujui rawat inap, operasi, atau pemberian terapi tertentu. Sebelum membayar biaya yang tidak dapat dikembalikan, pastikan layanan apa saja yang sudah diatur.
• Simpan konfirmasi rumah sakit, bukti pembayaran, dan kontak petugas. Foto dokumen identitas dan rekam medis merupakan data sensitif. Pastikan penerima dan cara pengirimannya sebelum mengirim; jangan kirim kode verifikasi atau kata sandi akun.

1. Pastikan jalur pengajuan dan tujuan kunjungan dengan rumah sakit

Tuliskan dalam satu kalimat apa yang ingin Anda lakukan, misalnya, “Saya sudah menjalani pengobatan di tempat tinggal saya dan ingin dokter spesialis meninjau dokumen yang ada serta membahas pemeriksaan lanjutan.” Jika belum yakin harus menghubungi bagian mana, sampaikan diagnosis yang sudah ada dan masalah utama kepada rumah sakit, lalu minta bantuan untuk menentukan bagian yang sesuai. Jangan menuliskan masalah yang masih perlu diperiksa sebagai diagnosis pasti.

Cari kontak bagian janji temu, layanan pasien, atau layanan medis internasional di situs resmi rumah sakit. Anda juga dapat memeriksa platform resmi pemesanan janji temu. Saat menghubungi, tanyakan terlebih dahulu:

1. Apakah lokasi rumah sakit dan bagian tersebut menerima konsultasi seperti ini? Apakah rekam medis perlu ditinjau terlebih dahulu, atau janji temu rawat jalan dapat langsung dibuat?
2. Apakah dokumen identitas, nomor ponsel luar negeri, atau email yang digunakan pasien diterima? Jika jalur daring tidak dapat digunakan, apakah ada cara lain untuk membuat janji temu?
3. Ke alamat atau portal unggah mana pengajuan dan dokumen harus dikirim? Bahasa dan format berkas apa yang diterima? Siapa yang akan membalas?
4. Apakah layanan yang ingin dipesan berupa poliklinik umum atau poliklinik dengan dokter ahli, poliklinik internasional, konsultasi jarak jauh, atau konsultasi multidisiplin? Apakah tersedia layanan dalam bahasa yang diperlukan atau penerjemah lisan? Berapa perkiraan lama konsultasi, apakah keluarga boleh mendampingi, dan apakah ringkasan tertulis dalam bahasa yang diperlukan dapat diberikan?

Rencana kegiatan peningkatan pengalaman pasien tahun 2023–2025 dari Komisi Kesehatan Nasional Tiongkok menyatakan bahwa rumah sakit tingkat II dan di atasnya harus menyediakan berbagai jalur janji temu dan pilihan dokumen identitas yang sah. Ini tidak berarti setiap jalur mendukung semua jenis dokumen identitas.[1] Sebagai contoh, panduan Pusat Medis Internasional di lokasi Tongzhou, Rumah Sakit Persahabatan Beijing, yang diterbitkan pada 2024 mencantumkan pemesanan daring dan melalui telepon; dalam pengelolaan data pasien secara daring, paspor termasuk pilihan dokumen identitas. Pastikan kembali ketersediaan layanan saat ini kepada rumah sakit.[2]

2. Siapkan ringkasan kondisi satu halaman dan dokumen terkait

Awali dengan nama pasien sendiri dan informasi kontak yang dapat dihubungi. Tuliskan nama sesuai ketentuan sistem rumah sakit dan samakan dengan dokumen identitas yang digunakan untuk berobat. Tanyakan terlebih dahulu apakah nomor dan foto dokumen identitas perlu diberikan sebelumnya, serta cara pengiriman yang aman. Jika mengurus untuk orang lain, jelaskan hubungan pengurus dengan pasien, dapatkan persetujuan pasien sesuai ketentuan rumah sakit, dan berikan informasi yang diperlukan.

Ringkasan dapat ditulis dengan urutan berikut. Tidak perlu mengisi informasi yang tidak tersedia:

• Kondisi saat ini: usia, diagnosis yang sudah ada atau masalah yang sedang diperiksa, gejala utama, dan kapan gejala mulai muncul; tandai diagnosis yang belum pasti sebagai “perlu dikonfirmasi”.
• Urutan waktu: tanggal pemeriksaan penting, operasi, atau pengobatan, hasil utama, dan perubahan setelah pengobatan; jika masih menggunakan obat, cantumkan nama obat, cara penggunaan, dan alergi yang diketahui.
• Tujuan kunjungan ini: 1–3 pertanyaan spesifik yang ingin dijawab dokter, serta perkiraan tanggal, lokasi, atau bentuk konsultasi yang diinginkan.
• Daftar lampiran: cantumkan laporan pemeriksaan terbaru, ringkasan pulang dari rumah sakit, laporan patologi, atau citra medis yang relevan, beserta tanggalnya; jelaskan dokumen yang masih kurang dan kapan dapat dilengkapi.

Tanyakan terlebih dahulu dokumen dan terjemahan apa yang diperlukan rumah sakit. Laporan dapat menjelaskan kesimpulan pemeriksaan, tetapi jika rumah sakit perlu menilai sendiri citra medis, tanyakan format citra asli, cara mengunggahnya, dan apakah berkas dapat dibuka. Jika diperlukan preparat patologi atau bahan fisik lainnya, tanyakan terlebih dahulu ketentuan penerimaan, pengiriman, dan pengembaliannya. Simpan berkas asli dan terjemahan; minta rumah sakit menunjukkan istilah medis dalam terjemahan yang belum jelas atau pasti. Jangan menghapus atau mengubah isi laporan atas inisiatif sendiri.

3. Kirim pengajuan dan pantau statusnya

Anda dapat menyalin teks berikut dan mengisinya sesuai keadaan sebenarnya. Biarkan bagian yang belum terkonfirmasi tetap kosong; jangan mengarang informasi.

Subjek: Pengajuan janji temu｜Nama pasien｜Bagian atau masalah yang ingin dikonsultasikan

Yth. pihak rumah sakit, saya ingin berkonsultasi di rumah sakit Anda [lokasi/bagian; jika belum pasti, mohon bantu menentukan bagian yang sesuai]. Pasien [nama, usia], saat ini [diagnosis yang sudah ada atau masalah yang masih diperiksa], ingin [konsultasi rawat jalan/penilaian dokumen/lainnya, beserta pertanyaan spesifik]. Rentang tanggal yang memungkinkan adalah [rentang tanggal]. Lampiran mencakup [dokumen dan tanggal], sedangkan [dokumen yang belum tersedia] masih perlu dilengkapi.

Apakah pengajuan seperti ini diterima? Apakah dokumen sudah lengkap, sudah diteruskan ke bagian mana, dan apakah perlu ditinjau dokter terlebih dahulu? Jika janji temu dapat dibuat, mohon informasikan waktu, lokasi, cakupan layanan, biaya, dan cara konfirmasinya. Kontak: [nama, hubungan dengan pasien, dan informasi kontak].

Sebelum mengirim, periksa kembali alamat dan lampiran. Jika rumah sakit hanya mengonfirmasi penerimaan, Anda dapat membalas: “Apakah dokumen sudah diteruskan ke bagian yang akan menangani pasien? Siapa yang saat ini memprosesnya, dokumen apa yang masih kurang, serta kapan dan melalui cara apa hasilnya dapat diketahui?” Simpan tanggal pengiriman, daftar lampiran, dan nomor pengajuan yang diberikan rumah sakit. Jika tidak ada balasan, tanyakan melalui saluran resmi yang sudah diverifikasi; jangan berulang kali meneruskan rekam medis ke alamat yang tidak jelas.

Jika rumah sakit menjawab “belum dapat menerima” atau meminta dokumen tambahan, tanyakan alasan, dokumen yang kurang, dan dokumen pengganti yang dapat diterima. Jika kunjungan tidak dapat diatur, Anda dapat meminta rumah sakit menjelaskan apakah ada bagian atau jalur lain yang sesuai. Keputusan untuk menerima pasien ditentukan oleh rumah sakit dan tim klinis.

4. Periksa setiap rincian konfirmasi janji temu

Minta rumah sakit memberikan konfirmasi yang dapat disimpan, misalnya catatan pada sistem janji temu atau balasan tertulis. Tidak semua rumah sakit menerbitkan “surat konfirmasi” dengan format yang sama. Jika informasinya belum lengkap, tanyakan langsung kepada bagian janji temu:

• Pasien dan lokasi: nama pasien, jenis dokumen identitas atau informasi identitas untuk verifikasi; nama lengkap rumah sakit, lokasi rumah sakit, alamat, dan bagian.
• Rincian janji temu: jenis poliklinik, dokter atau tim jika sudah ditentukan, tanggal, rentang waktu, nomor janji temu atau bukti lain yang digunakan rumah sakit untuk mengeceknya; apakah berupa konsultasi tatap muka, jarak jauh, atau peninjauan dokumen.
• Biaya dan layanan: jumlah yang sudah dan belum dibayar, rincian layanan yang dikenai biaya, dan bukti pembayaran; apakah penerjemahan, peninjauan ulang citra medis/patologi, dan pemeriksaan dikenai biaya terpisah, serta layanan mana yang masih memerlukan penawaran biaya atau penilaian; jika ingin menjalani pemeriksaan pada hari yang sama, tanyakan apakah dapat diatur.
• Langkah berikutnya: apakah masih perlu melengkapi dokumen atau mendaftarkan identitas, serta di mana dan kapan harus melapor kedatangan; cara mengubah jadwal, membatalkan, dan meminta pengembalian dana, serta siapa yang harus dihubungi jika dokter membatalkan praktik.

Jika konfirmasi hanya menyatakan “dokumen sudah diterima” atau “disarankan ke bagian tertentu”, lanjutkan dengan menanyakan apakah slot kunjungan, nomor janji temu, dan waktu kunjungan sudah benar-benar tersedia. Waktu janji temu juga tidak berarti Anda pasti masuk ruang konsultasi tepat pada waktu tersebut. Tanyakan kapan harus tiba dan simpan konfirmasi di ponsel agar dapat dibuka tanpa internet.

5. Periksa kembali sebelum membayar dan berangkat

Sebelum membayar, pastikan kepada rumah sakit siapa penerima pembayaran, metode pembayaran, mata uang, rincian layanan, dan ketentuan pengembalian dana. Simpan bukti dari rumah sakit atau pihak penerima pembayaran. Jika menggunakan koordinator pihak ketiga, tanyakan biaya jasanya dan biaya rumah sakit secara terpisah, lalu verifikasi catatan janji temu melalui rumah sakit. Pasien yang menggunakan asuransi juga perlu bertanya kepada rumah sakit dan perusahaan asuransi: apakah lokasi rumah sakit dan layanan kali ini termasuk dalam pertanggungan, apakah diperlukan persetujuan sebelumnya atau surat jaminan, dan biaya apa yang perlu dibayar sendiri terlebih dahulu. Sebelum mendapat konfirmasi dari kedua pihak, jangan menganggap pembayaran langsung oleh asuransi sudah diatur.

Jika berencana pergi ke luar negeri untuk berobat, selain tanggal kunjungan rawat jalan, pastikan apakah rumah sakit telah menyelesaikan penilaian dokumen yang diperlukan, apakah ada pengaturan pemeriksaan lanjutan atau rawat inap, serta keputusan apa saja yang baru dapat dibuat setelah konsultasi tatap muka. Mintalah dokter yang saat ini merawat Anda membantu menilai pengaturan perawatan selama menunggu dan bepergian. Sebelum berangkat, periksa kembali jadwal praktik dokter, lokasi rumah sakit, dan status janji temu melalui rumah sakit, serta pertimbangkan ketentuan perubahan dan pembatalan tiket pesawat dan akomodasi.

Setelah tiba di rumah sakit, ikuti petunjuk rumah sakit untuk membuat berkas pasien dengan identitas asli, melakukan pendaftaran kunjungan, dan melapor kedatangan. Konfirmasi janji temu dan dokumen yang sudah diterima tidak menggantikan langkah-langkah ini.

Pertanyaan umum

Bagaimana jika saya tidak memiliki nomor ponsel Tiongkok atau sistem daring tidak menerima paspor?

Jangan memasukkan nomor palsu atau menggunakan identitas orang lain. Tanyakan kepada rumah sakit apakah nomor luar negeri, email, telepon, atau cara lain dengan bantuan petugas dapat digunakan, serta ke mana pemberitahuan akhir akan dikirim. Dukungan yang tersedia bergantung pada rumah sakit dan platform.[2][3]

Apakah semua dokumen harus diterjemahkan ke bahasa Mandarin terlebih dahulu?

Belum tentu. Tanyakan terlebih dahulu kepada bagian penerima tentang bahasa yang diterima, dokumen yang perlu diterjemahkan, dan formatnya. Jika istilah atau isi medis kurang jelas, minta penjelasan dari rumah sakit. Sebelum persyaratan dipastikan, simpan dokumen asli dan terjemahan yang sudah ada.

Bisakah saya mengajukan untuk anggota keluarga?

Dapatkan persetujuan pasien terlebih dahulu, jelaskan bahwa Anda bertindak sebagai perwakilan, lalu tanyakan surat kuasa dan informasi identitas apa yang diperlukan rumah sakit. Gunakan data asli pasien untuk janji temu. Ketentuan janji temu rawat jalan di Beijing mewajibkan pencantuman nama, nomor dokumen identitas yang sah, dan informasi kontak orang yang membuat janji jika pengajuan dilakukan oleh orang selain pasien. Ketentuan ini berlaku untuk janji temu rawat jalan di fasilitas medis di Beijing, tidak mencakup layanan rawat jalan melalui internet, layanan gawat darurat, dan layanan lainnya yang dikecualikan.[4]

Setelah mengirim laporan, apakah saya masih perlu membawa dokumen asli atau citra medis?

Tanyakan kepada bagian yang akan menangani pasien apakah diperlukan laporan asli, berkas citra medis, atau bahan patologi, serta apa yang harus dibawa saat datang. Setelah unggahan berhasil, minta penerima memastikan bahwa berkas lengkap dan dapat dibuka. Rumah sakit yang menentukan apakah citra medis dapat ditinjau sebelum kunjungan.

Bagaimana cara memverifikasi pernyataan perantara bahwa janji temu sudah dibuat?

Minta catatan janji temu dari rumah sakit, bukti untuk pengecekan, dan bukti biaya, lalu periksa pasien, lokasi rumah sakit, waktu, dan status pembayaran melalui saluran rumah sakit yang sudah diverifikasi. Jika rumah sakit tidak menemukan catatannya, minta koordinator dan rumah sakit menyelidiki penyebabnya terlebih dahulu. Sebelum ada konfirmasi, jangan menganggap riwayat percakapan sebagai bukti bahwa janji temu sudah dibuat.

Bagaimana jika setelah konfirmasi dokter membatalkan praktik atau saya perlu mengubah jadwal?

Segera hubungi bagian janji temu untuk menanyakan apakah Anda dapat mengganti dokter, mengubah jadwal, atau membatalkan, serta bagaimana penanganan biaya yang sudah dibayar. Simpan catatan pembatalan dan bukti pengembalian dana. Batas waktu dan aturan khusus mengikuti informasi dari rumah sakit dan saluran pemesanan janji temu.[4]

Apakah mendapat janji temu rawat jalan berarti rumah sakit menyetujui pengobatan atau rawat inap?

Tidak. Minta rumah sakit menjelaskan secara terpisah layanan apa yang saat ini sudah dikonfirmasi, apakah tim klinis sudah meninjaunya, dan penilaian lanjutan apa yang masih diperlukan. Pengaturan pengobatan atau rawat inap harus mengacu pada jawaban tegas berikutnya dari rumah sakit.

Sumber

Tanggal verifikasi informasi: 6 November 2026. Aturan janji temu dan biaya di setiap rumah sakit dapat berubah; ikuti jawaban terbaru dari lokasi rumah sakit yang akan Anda kunjungi.

1. Komisi Kesehatan Nasional Tiongkok: Rencana kegiatan untuk meningkatkan pengalaman berobat dan pengalaman pasien (2023–2025): ketentuan kebijakan tentang sistem janji temu serta berbagai jenis dokumen identitas dan jalur pemesanan.
2. Komisi Kesehatan Kota Beijing: Cara mendaftar di Pusat Medis Internasional Rumah Sakit Persahabatan Beijing, lokasi Tongzhou: contoh saluran dan dokumen identitas yang dipublikasikan lokasi rumah sakit tersebut pada 2024.
3. Komisi Kesehatan Kota Guangzhou: Pertanyaan umum tentang Guangzhou Jiankangtong: dukungan dokumen identitas luar negeri oleh sebagian rumah sakit di platform, serta penjelasan tentang pemberitahuan dan batasan platform.
4. Komisi Kesehatan Kota Beijing: Ketentuan pengelolaan layanan janji temu rawat jalan di fasilitas medis Kota Beijing: janji temu dengan identitas asli di Beijing, informasi untuk pemesanan oleh perwakilan, dan hal-hal yang harus diberitahukan setelah janji temu berhasil dibuat.
5. Komisi Kesehatan Nasional Tiongkok: Informasi inti pendidikan kesehatan tentang cara berobat yang tepat beserta penjelasannya: mencari informasi rumah sakit melalui saluran resmi serta membawa dokumen identitas, rekam medis terdahulu, dan dokumen pemeriksaan.