Cara menyiapkan dana cadangan yang siap digunakan saat perawatan ditunda atau rencana berubah
Saat tanggal perawatan berubah, tambahan biaya medis, penginapan, dan perjalanan pulang bisa muncul bersamaan. Minta tim perawatan menjelaskan perubahan yang mungkin memengaruhi perjalanan, lalu konfirmasikan jumlah dan waktu pembayaran kepada rumah sakit, penyedia penginapan, penyedia transportasi, dan perusahaan asuransi secara terpisah. Bandingkan biaya tersebut dengan anggaran awal dan periksa apakah dana benar-benar bisa dibayarkan sebelum tenggat.
Jika muncul gejala berat atau gejala yang cepat memburuk, segera cari pemeriksaan di unit gawat darurat setempat; jangan menunggu persetujuan asuransi atau perhitungan anggaran untuk mendapatkan pertolongan medis.
Poin penting
- Tidak ada persentase dana cadangan yang cocok untuk semua orang. Hitung berdasarkan skenario tertentu terlebih dahulu. Jika jumlahnya belum diketahui, tandai “perlu dikonfirmasi”, jangan dianggap nol.
- Total biaya medis, dana yang perlu dibayar di muka, dan pengembalian dana yang sudah diterima adalah angka yang berbeda. Perkiraan penggantian biaya dari asuransi dan pengembalian dana yang belum diterima tidak bisa langsung dianggap sebagai dana yang tersedia saat ini.
- Perubahan perawatan, perpanjangan menginap, dan perubahan jadwal perjalanan bisa terjadi bersamaan; dana yang sama tidak bisa dialokasikan lebih dari sekali pada waktu yang sama.
- Jika dana tidak cukup, segera bicarakan pengaturan yang aman dan memungkinkan dengan tim perawatan serta bagian keuangan rumah sakit; pilihan perawatan dibahas bersama oleh pasien dan dokter.
Skenario perubahan apa yang perlu dihitung terlebih dahulu
Siapkan perkiraan biaya dari rumah sakit yang sudah ada, rencana perjalanan, pesanan penginapan, dan polis asuransi. Minta tim yang menangani Anda menjelaskan perubahan yang mungkin memengaruhi biaya atau tanggal meninggalkan rumah sakit berdasarkan perawatan Anda. Skenario berikut digunakan sebagai bahan pertanyaan, bukan prediksi kondisi Anda.
| Skenario | Pihak yang perlu ditanya | Informasi yang perlu dicatat |
|---|---|---|
| Perawatan awal ditunda, atau masa rawat inap maupun pemulihan diperpanjang | Tim perawatan, bagian keuangan rumah sakit, penyedia penginapan | Apakah tanggal baru sudah pasti, tambahan biaya medis, tambahan biaya penginapan dan kebutuhan sehari-hari |
| Hasil pemeriksaan menyebabkan perubahan rencana perawatan | Tim perawatan, bagian keuangan rumah sakit | Perbedaan komponen lama dan baru, perkiraan biaya yang diperbarui, serta tahapan pembayaran |
| Muncul kondisi yang memerlukan pemeriksaan atau perawatan tambahan | Tim perawatan, perusahaan asuransi | Ke mana harus pergi terlebih dahulu, serta biaya dan cakupan asuransi yang masih belum diketahui |
| Pasien atau pendamping mengubah perjalanan pulang, atau pendamping tidak bisa melanjutkan pendampingan | Dokter, penyedia transportasi dan penginapan | Syarat agar dapat melakukan perjalanan, penawaran biaya perubahan jadwal atau pengaturan pengganti |
| Pembayaran langsung oleh asuransi belum dikonfirmasi tepat waktu atau pembayaran gagal | Bagian keuangan rumah sakit, perusahaan asuransi, bank | Metode pembayaran alternatif sebelum jatuh tempo dan jumlah dana yang tersedia |
Untuk setiap komponen, catat penanggung jawab, mata uang, jumlah, tenggat pembayaran, dan tanggal konfirmasi berikutnya. Hitung bersama komponen yang mungkin terjadi bersamaan. Jika dua pilihan saling menggantikan, hitung masing-masing secara terpisah, jangan menjumlahkan seluruh biaya keduanya. Tandai komponen yang belum mendapat penawaran biaya sebagai “perlu dikonfirmasi”, serta catat siapa yang akan menanyakannya kembali kepada penerima pembayaran dan kapan. Jika jumlah penting yang akan jatuh tempo belum diketahui, dana belum bisa dinyatakan cukup.
Cara memastikan tambahan biaya medis kepada rumah sakit
Tanyakan terlebih dahulu kepada dokter: Mengapa perubahan ini disarankan? Komponen mana yang menggantikan rencana awal dan mana yang merupakan tambahan? Apakah perubahan tersebut memengaruhi waktu pulang dari rumah sakit, kontrol, dan perjalanan? Untuk perubahan non-darurat yang masih memungkinkan untuk dibahas, minta bagian keuangan rumah sakit memberikan perkiraan biaya terperinci yang diperbarui. Perkiraan ini perlu mencakup bagian yang sudah diketahui dan yang belum termasuk untuk obat, bahan medis habis pakai, pemeriksaan, rawat inap, dan perawatan lanjutan, beserta mata uang, masa berlaku, dan waktu pembayaran tambahan.
Bandingkan perkiraan baru dengan perkiraan awal untuk menghitung selisih akibat perubahan rencana, agar seluruh biaya dalam kedua perkiraan tidak dijumlahkan dua kali. Saat menilai kecukupan dana pada tanggal pembayaran, tambahkan juga tagihan rencana awal yang masih harus dibayar dan jatuh tempo pada periode yang sama, serta biaya penginapan, transportasi, dan biaya lain pada periode tersebut. Tanyakan kepada bagian keuangan bagaimana deposit yang sudah dibayar akan diperhitungkan sebagai pengurang tagihan. Untuk komponen yang pembatalannya sudah dikonfirmasi, gunakan penyesuaian yang telah dikonfirmasi oleh penerima pembayaran. Tagihan akhir mungkin berbeda dari perkiraan. Biarkan komponen yang belum pasti berstatus perlu dikonfirmasi, jangan menuliskannya sebagai gratis.
Anda dapat mengirim pesan berikut:
Rencana awal saya adalah …, dan sekarang dokter menyarankan …. Mohon jelaskan komponen yang ditambahkan, dibatalkan, atau diganti, serta berikan perkiraan biaya terperinci yang diperbarui, mata uang, cara memperhitungkan deposit sebagai pengurang tagihan, tenggat pembayaran tambahan, dan bagian yang belum dapat diperkirakan. Apa perubahan pada perkiraan waktu pulang dari rumah sakit dan jadwal kontrol?
Berapa tambahan biaya penginapan dan perjalanan pulang akibat penundaan
Minta dokter menjelaskan kapan pemeriksaan ulang dilakukan dan kapan kelayakan untuk melakukan perjalanan akan dinilai kembali; jangan menetapkan sendiri tanggal Anda bisa naik pesawat. Konfirmasikan kepada penyedia penginapan apakah kamar tersedia selama rencana perpanjangan menginap, harga per malam, pajak dan biaya lainnya, serta ketentuan pembatalan. Masukkan biaya makan pasien dan pendamping, transportasi pulang-pergi ke rumah sakit, serta penerjemah lisan atau bantuan perawatan yang perlu dipesan lagi.
Tanyakan kepada maskapai atau pihak penerbit tiket, untuk setiap penumpang secara terpisah, tentang biaya perubahan jadwal, selisih tarif, ketentuan pengembalian tiket, dan harga tiket baru, serta pastikan masa berlaku penawaran tersebut. Jika dokter menilai bantuan khusus diperlukan, tanyakan juga kepada penyedia transportasi tentang dokumen pendukung dan pengaturan yang dibutuhkan. Sebelum pengembalian dana tiket awal diterima, jangan menganggapnya sebagai dana untuk membeli tiket baru. Jika perlu memperpanjang masa tinggal, konfirmasikan secara terpisah kepada otoritas terkait mengenai dokumen pribadi dan prosedur izin tinggal.
Kapan asuransi dan pengembalian dana bisa diperhitungkan
Kirim rencana baru kepada perusahaan asuransi atau lembaga bantuannya, lalu tanyakan satu per satu: Apakah perawatan terencana dalam perjalanan ke Tiongkok ini, kondisi medis yang sudah ada sebelumnya, pemeriksaan tambahan atau komplikasi, penginapan selama penundaan, perubahan jadwal perjalanan, dan transportasi medis termasuk dalam cakupan polis? Apakah diperlukan persetujuan sebelumnya? Berapa batas pertanggungan dan biaya yang harus ditanggung sendiri, dokumen apa yang diperlukan, dan kapan batas pengajuan klaim? Minta jawaban tertulis atau nomor catatan pertanyaan tersebut.
Jika menggunakan pembayaran langsung oleh asuransi, tanyakan juga apakah bagian keuangan rumah sakit sudah menerima dan menyetujui jaminan pembayaran untuk komponen serta jumlah terkait, dan siapa yang harus membayar kelebihannya serta kapan. Jika Anda harus membayar terlebih dahulu lalu mengajukan penggantian, atau persetujuan masih diproses, siapkan dana talangan sesuai persyaratan rumah sakit. Catat secara terpisah jumlah yang mungkin diganti, lalu perbarui saldo setelah dana benar-benar diterima. Simpan tagihan, bukti pembayaran, dan dokumen medis yang diminta asuransi.
Konfirmasikan secara terpisah kepada setiap penerima pembayaran mengenai biaya setelah pembatalan atau perubahan jadwal, dokumen pengajuan, dan perkiraan waktu pemrosesan. Biaya medis, hotel, dan tiket pesawat masing-masing mengikuti ketentuannya sendiri. Jika menggunakan layanan koordinasi eastmedgo, periksa konfirmasi pesanan Anda dan Ketentuan Layanan. Biaya yang dibayarkan langsung kepada rumah sakit atau penyedia lain mengikuti aturan masing-masing. Sebelum jumlah atau tanggal penerimaan pengembalian dana dikonfirmasi, jangan menggunakannya untuk merencanakan pembayaran yang sudah jatuh tempo.
Apakah dana bisa digunakan pada hari pembayaran
Isi daftar berikut berdasarkan tenggat pembayaran. Cantumkan secara terpisah sisa tagihan rencana awal, selisih akibat perubahan rencana, serta biaya penginapan, transportasi, dan biaya lain yang jatuh tempo pada periode yang sama. Isi jumlah yang benar-benar harus dibayar setelah pengurang tagihan dikonfirmasi. Pengembalian dana dan penggantian biaya asuransi yang belum diterima dicatat terpisah untuk ditindaklanjuti dan tidak dimasukkan ke dalam dana yang tersedia.
| Tanggal jatuh tempo | Komponen dan penerima pembayaran | Jumlah yang harus dibayar dan mata uang | Dana yang tersedia sebelum tenggat dan mata uang | Hal yang belum dikonfirmasi, penanggung jawab, dan tanggal menanyakan kembali |
|---|---|---|---|---|
| Perlu diisi | Sisa tagihan rencana awal / selisih akibat perubahan / biaya lain pada periode yang sama | Perlu dikonfirmasi | Perlu dikonfirmasi | Perlu dikonfirmasi |
Jangan langsung menjumlahkan mata uang yang berbeda. Konfirmasikan kepada bank dan penerima pembayaran kurs yang benar-benar digunakan, biaya yang mungkin dikenakan oleh kedua pihak, perkiraan mata uang dan jumlah yang akan diterima, serta waktu penerimaannya. Bandingkan jumlah yang harus dibayar dengan dana yang akan tersedia saat itu dalam mata uang yang diminta penerima pembayaran. Jika jumlah penting atau waktu penerimaan dana belum dikonfirmasi, tandai terlebih dahulu kekurangannya; dana belum bisa dinyatakan cukup.
Minta bagian keuangan rumah sakit memastikan metode pembayaran yang diterima di lokasi rumah sakit tersebut, penerima pembayaran, batas pembayaran, dan bukti pembayaran. Konfirmasikan kepada bank mengenai penggunaan di luar negeri, batas per transaksi dan per hari, verifikasi identitas, serta perkiraan waktu dana diterima. Pastikan terlebih dahulu metode pembayaran yang diterima masing-masing oleh penyedia penginapan dan penerbit tiket. Siapkan cara pembayaran lain sesuai kondisi yang ada, dan sepakati siapa yang berwenang membantu membayar jika pasien untuk sementara tidak dapat melakukannya sendiri. Jangan mengirim kata sandi atau data lengkap kartu bank melalui percakapan biasa.
Jika pembayaran gagal, periksa terlebih dahulu catatan bank dan penerima pembayaran untuk memastikan apakah dana sudah terpotong atau transaksi masih diproses. Setelah itu, putuskan apakah perlu menggunakan cara cadangan agar tidak terjadi pembayaran ganda. Jika informasi penerima pembayaran berubah mendadak, konfirmasikan kembali melalui saluran resmi rumah sakit atau penyedia yang sudah diverifikasi.
Apa yang harus dilakukan jika dana cadangan tidak cukup atau sudah digunakan
Jika sudah diketahui bahwa dana tidak dapat menutup biaya yang jatuh tempo dalam skenario yang sama, tandai terlebih dahulu kekurangan dana dan tenggatnya. Hubungi bagian keuangan rumah sakit untuk meminta tagihan terperinci, tahapan pembayaran, dan pengaturan yang bisa dibahas. Pada saat yang sama, minta dokter menjelaskan keputusan apa yang perlu dibuat dan kapan, serta apakah ada pilihan yang dapat diterima secara medis. Jangan menunda sendiri pemeriksaan atau perawatan yang diperlukan demi menghemat biaya.
Setelah setiap pembayaran, perbarui jumlah yang sudah dibayar, sisa saldo yang bisa digunakan, komponen yang akan jatuh tempo berikutnya, jumlah pengembalian dana atau klaim asuransi yang masih ditunggu, serta orang yang menindaklanjutinya. Jika saldo baru tidak cukup untuk menutup pembayaran berikutnya, susun ulang pengaturan sedini mungkin. Setelah penyelesaian tagihan, cocokkan tagihan dan bukti pembayaran, periksa status pengembalian dana serta penggantian biaya asuransi, dan cabut kewenangan sementara yang telah diberikan.
Pertanyaan umum
Berapa persen dari anggaran awal yang perlu disiapkan sebagai dana cadangan?
Tidak ada persentase seragam yang dapat menggantikan perhitungan setiap kasus. Berdasarkan perubahan yang disampaikan tim perawatan dan penawaran biaya dari penyedia, hitung biaya yang mungkin terjadi bersamaan serta waktu pembayarannya. Jumlah yang belum diketahui perlu terus ditanyakan.
Jika asuransi menyatakan biaya bisa diganti, apakah saya masih perlu menyiapkan dana talangan?
Periksa terlebih dahulu metode pembayaran dan waktu dana diterima. Jika Anda harus membayar dahulu lalu mengajukan penggantian, atau pembayaran langsung oleh asuransi belum dikonfirmasi rumah sakit, siapkan dana talangan sesuai persyaratan rumah sakit yang sebenarnya. Kepastian apakah polis menanggung biaya tersebut dan berapa jumlahnya mengacu pada jawaban perusahaan asuransi untuk kasus Anda.
Apakah deposit yang sudah dibayar bisa langsung digunakan untuk membayar hotel?
Tanyakan terlebih dahulu kepada rumah sakit mengenai sisa deposit, prosedur penyelesaian tagihan dan pengembalian dana, serta perkiraan waktu dana diterima. Sebelum dana diterima, dana tersebut belum tentu bisa digunakan sebelum tenggat pembayaran hotel.
Bagaimana memesan penginapan jika dokter belum bisa memastikan berapa hari tambahan yang diperlukan?
Tanyakan kepada dokter kapan penilaian ulang dapat dilakukan, lalu tanyakan kepada penyedia penginapan tentang ketersediaan kamar, harga, dan ketentuan pembatalan untuk beberapa pilihan tanggal. Catat jumlah hari dan harga yang belum pasti sebagai perlu dikonfirmasi, dan sepakati waktu pemeriksaan ulang informasi tersebut.
Apa yang perlu dihitung jika keluarga tidak bisa melanjutkan pendampingan?
Pastikan terlebih dahulu siapa yang dapat menggantikan untuk membantu komunikasi dan bantuan nonmedis yang diperlukan. Lalu konfirmasikan biaya tambahan dan waktu ketersediaannya kepada penyedia transportasi, penginapan, atau layanan yang memiliki kualifikasi sesuai. Apakah pendamping pengganti perlu mengurus dokumen atau prosedur perjalanan juga harus dikonfirmasi secara terpisah.
Bagaimana jika saya khawatir akan komplikasi, tetapi rumah sakit tidak bisa memberikan perkiraan biaya sebelumnya?
Minta tim perawatan menjelaskan siapa yang harus dihubungi jika muncul gejala, ke mana harus pergi untuk pemeriksaan, dan biaya lanjutan apa yang saat ini belum bisa diperkirakan. Konfirmasikan cakupan terkait kepada perusahaan asuransi. Tetap catat komponen yang belum diketahui dan perbarui secara berkala. Jika mencurigai komplikasi, segera cari pertolongan medis.
Sumber
- CDC Amerika Serikat: Perjalanan medis, tentang perjalanan medis dan komplikasi, mendapatkan pertolongan medis tepat waktu, serta pemeriksaan cakupan asuransi.
- CDC Amerika Serikat: Asuransi perjalanan, asuransi kesehatan perjalanan, dan asuransi transportasi medis, tentang jenis pertanggungan, pembayaran di muka, dan penyimpanan bukti.
- Pemerintah Inggris: Mendapatkan perawatan medis di Tiongkok, tentang perlunya mengonfirmasi metode pembayaran dan asuransi kepada lembaga terkait saat datang ke Tiongkok.
- Layanan dan biaya eastmedgo serta Ketentuan Layanan, tentang batas cakupan layanan koordinasi dan biaya pihak ketiga; pesanan tertentu mengikuti konfirmasi pesanan dan ketentuan yang berlaku.