Quyết toán và hoàn tiền tạm ứng tại bệnh viện: lưu hồ sơ từ lúc thanh toán đến khi nhận lại tiền
Trước khi nhập viện, bệnh viện có thể yêu cầu nộp một khoản tạm ứng và có thể yêu cầu nộp thêm trong thời gian nằm viện. Cần đối chiếu từng khoản thanh toán với tài khoản nội trú của người bệnh, kiểm tra số tiền đã được khấu trừ khi xuất viện; nếu còn tiền được hoàn, hãy theo dõi đến khi người nhận thực sự nhận được tiền.
Những điểm cần lưu ý
- Trước tiên, hỏi rõ đây là khoản tiền gì, nộp cho ai, dùng cho lần khám chữa bệnh nào và sẽ được xử lý thế nào nếu hủy hoặc còn dư. Số tiền tạm ứng không phải là chi phí cuối cùng, cũng không phải mức giá tối đa.
- Lưu chứng từ của từng lần thanh toán và hồ sơ ghi nhận tiền của bệnh viện. Sau khi ngân hàng báo đã trừ tiền, vẫn cần xác nhận bệnh viện đã nhận được tiền và ghi vào đúng tài khoản người bệnh.
- Đối chiếu chi phí cuối cùng, số tiền đã thanh toán và phần bảo hiểm thực tế chi trả để tránh tính lại khoản tạm ứng đã được khấu trừ.
- Nộp yêu cầu hoàn tiền, bệnh viện chuyển tiền hoàn và người nhận nhận được tiền là các trạng thái khác nhau; trước khi rời khỏi Trung Quốc, hãy hỏi rõ người phụ trách, kênh xử lý và thông tin liên hệ để theo dõi.
Hỏi rõ trước khi thanh toán
Đề nghị quầy thu phí hoặc bộ phận y tế quốc tế của bệnh viện giải thích bằng văn bản: đây là tiền tạm ứng nội trú, tiền đặt lịch hay phí dịch vụ; đơn vị nhận tiền, tên người bệnh, cơ sở bệnh viện và mã lượt khám hoặc mã nội trú là gì; khoản tiền được khấu trừ thế nào, xử lý ra sao khi hủy và khi nào có thể phải nộp thêm. Trước khi thanh toán, hãy xác minh thông tin nhận tiền qua thông tin liên hệ được công bố trên trang web chính thức của bệnh viện, đặc biệt khi được thông báo đổi tài khoản.
Nếu người nhà hoặc công ty thanh toán thay, hãy hỏi trước bệnh viện có chấp nhận không, cần giấy tờ gì, chứng từ ghi tên ai, tiền còn dư sẽ hoàn cho ai và có thể làm thủ tục sau khi người thanh toán rời khỏi Trung Quốc hay không. Xác nhận phương thức thanh toán, loại tiền và hạn mức được chấp nhận; với thanh toán xuyên biên giới, cần hỏi riêng bệnh viện và ngân hàng về phí và cách hoàn tiền.
Theo quy định của Ủy ban Y tế Quốc gia Trung Quốc và các cơ quan liên quan, từ ngày 31 tháng 3 năm 2025, các cơ sở y tế công lập ngừng thu tiền tạm ứng ngoại trú; việc thu này có thể được duy trì trong các trường hợp cấp cứu, theo dõi tại khoa cấp cứu, phẫu thuật ngoại trú hoặc cấp cứu, cũng như với những người thực sự có nhu cầu nộp tiền trước, với điều kiện người bệnh tự nguyện và đáp ứng các điều kiện liên quan. Tiền tạm ứng nội trú có quy định riêng. Thanh toán chi phí ngoại trú thực tế theo từng lần khác với nộp tiền tạm ứng ngoại trú; nếu gặp khoản thu chưa rõ, hãy yêu cầu bệnh viện giải thích tính chất khoản tiền. Đối tượng áp dụng của thông báo này bao gồm các cơ sở y tế công lập thuộc mọi cấp và loại hình, cơ sở y tế được chỉ định trong hệ thống bảo hiểm y tế và cơ sở y tế do quân đội tổ chức; các cơ sở y tế ngoài công lập khác có thể tham khảo để thực hiện. Hãy xác nhận với bệnh viện hoặc cơ quan quản lý về loại hình cụ thể của cơ sở và quy định chi tiết tại địa phương.[1]
Đối với viện phí và phí dịch vụ điều phối của EastMedGo, cần kiểm tra riêng bên nhận tiền và điều khoản hoàn tiền; xem Dịch vụ và chi phí và Điều khoản dịch vụ.
Ghi lại từng lần thanh toán
Dùng bảng dưới đây để ghi lại lần thanh toán đầu tiên, các lần nộp thêm, giao dịch thất bại hoặc giao dịch được đảo ngược. Lưu mã giao dịch ở nơi an toàn, chỉ cung cấp cho quầy thu phí những thông tin cần để tra soát; không công khai toàn bộ số hộ chiếu hoặc số thẻ ngân hàng.
| Thời gian | Người bệnh và mã lượt khám | Người thanh toán, phương thức và loại tiền | Số tiền và mã giao dịch | Biên nhận của bệnh viện / trạng thái ghi nhận tiền |
|---|---|---|---|---|
| Chưa điền | Chưa điền | Chưa điền | Chưa điền | Đã khởi tạo / Đã trừ tiền / Bệnh viện đã nhận và ghi vào tài khoản / Chờ kiểm tra |
Lưu biên nhận tiền tạm ứng của bệnh viện và hồ sơ ngân hàng hoặc thanh toán. Ứng dụng thanh toán hiển thị thành công chỉ chứng minh rằng phía thanh toán đang hiển thị trạng thái đó; hãy nhờ quầy thu phí kiểm tra tiền đã đến bệnh viện chưa, đã được ghi vào đúng tài khoản khám chữa bệnh chưa và số dư hiện tại là bao nhiêu. Nếu đã bị trừ tiền nhưng bệnh viện không tra được, hãy lưu thời gian giao dịch, số tiền và mã tham chiếu, rồi yêu cầu quầy thu phí và bên cung cấp dịch vụ thanh toán kiểm tra riêng; không thanh toán lại trước khi làm rõ.
Kiểm tra số dư khi nộp thêm tiền tạm ứng
Khi nhận thông báo nộp thêm tiền, hãy yêu cầu quầy thu phí cung cấp số tiền tạm ứng đã ghi nhận, chi phí đã ghi nhận và số dư hiện tại, đồng thời giải thích khoản nộp thêm này để bù chi phí đã phát sinh hay dự phòng cho điều trị tiếp theo. Đề nghị nhóm điều trị giải thích những thay đổi trong điều trị và quầy thu phí giải thích số tiền; nếu có bảo lãnh bảo hiểm, hãy yêu cầu bệnh viện và bên bảo hiểm xác nhận tình trạng bảo lãnh hiện tại và số tiền người bệnh còn phải trả. Không mặc định rằng khoản bảo hiểm chưa được xác nhận đã được chuyển đến.
Nếu cần khám chữa bệnh khẩn cấp, hãy trao đổi ngay với nhóm điều trị, đồng thời để người nhà và quầy thu phí xử lý vấn đề tài chính.
Đối chiếu khi quyết toán xuất viện
Về nguyên tắc, thông báo của cơ quan trung ương yêu cầu các cơ sở y tế công lập hoàn tất quyết toán chi phí nội trú trong vòng 3 ngày làm việc sau khi người bệnh xuất viện; hoàn tất quyết toán không có nghĩa là tiền hoàn đã về tài khoản. Hãy hỏi tiến độ xử lý của đợt nằm viện này. Yêu cầu bảng kê chi phí nội trú, bảng quyết toán và chứng từ chính thức; kiểm tra từng khoản đã hủy, khoản thu trùng và khoản phí có thắc mắc; đề nghị quầy thu phí giải thích chênh lệch. Đối chiếu từng khoản tạm ứng và nộp thêm đã được xác nhận ghi vào tài khoản của đợt nằm viện này với các khoản đã khấu trừ trên bảng quyết toán. Phần do bảo hiểm hoặc bên khác chi trả phải căn cứ vào hồ sơ quyết toán của bệnh viện và trạng thái do bên thanh toán xác nhận.
Ví dụ, phép tính giả định: chi phí y tế cuối cùng người bệnh phải trả là 8.000 nhân dân tệ, trước đó người bệnh đã nộp 10.000 nhân dân tệ tiền tạm ứng và toàn bộ đã được ghi nhận, đồng thời không có điều chỉnh nào khác, thì số dư là 2.000 nhân dân tệ; hãy xác minh việc hoàn tiền với bệnh viện. Khoản 8.000 nhân dân tệ đã bao gồm phần được khấu trừ từ tiền tạm ứng, không được cộng thêm 10.000 nhân dân tệ như một khoản chi phí y tế bổ sung. Nếu số tiền người bệnh phải trả, khoản thanh toán của bên thứ ba hoặc các điều chỉnh chưa được xác nhận thì cũng chưa thể xác định số dư.
Ví dụ, Bệnh viện Thiên Đàn Bắc Kinh công khai cho biết bệnh viện có thể tự động làm thủ tục quyết toán xuất viện và hoàn tiền trực tuyến cho người bệnh cá nhân tự nộp tiền trước bằng phương thức không dùng tiền mặt, nếu đáp ứng điều kiện và không còn nợ phí; thanh toán bằng tiền mặt, séc, hối phiếu và các phương thức tương tự vẫn cần xử lý tại quầy có nhân viên. Cách làm của các bệnh viện khác có thể khác nhau; trước khi rời viện, hãy hỏi đợt nằm viện này đã được quyết toán chưa và còn khoản phí nào đang chờ xử lý không.[2]
Theo dõi khi tiền hoàn chưa về tài khoản
Đề nghị quầy thu phí xác nhận số tiền được hoàn, loại tiền, giao dịch gốc tương ứng, người nhận, phương thức hoàn, giấy tờ hoặc ủy quyền cần có, thời gian xử lý dự kiến và người liên hệ. Nếu có nhiều khoản thanh toán từ những người hoặc kênh khác nhau, hãy hỏi rõ từng khoản sẽ được hoàn về đâu. Nếu thẻ ban đầu không còn hiệu lực, người thanh toán đã rời khỏi Trung Quốc hoặc không thể có mặt, hãy yêu cầu bệnh viện giải thích cách xử lý thay thế và giấy tờ chứng minh cần có; không tự mặc định rằng có thể chuyển sang tài khoản khác.
| Trạng thái hiện tại | Tiếp theo cần xác nhận với ai |
|---|---|
| Đã nộp yêu cầu | Xác nhận với bệnh viện đã tiếp nhận chưa, còn thiếu giấy tờ gì và ai phụ trách |
| Bệnh viện đang xét duyệt | Hỏi bộ phận thu phí hoặc tài chính về chênh lệch, việc phê duyệt và thời điểm liên hệ tiếp theo |
| Bệnh viện cho biết đã chuyển tiền hoàn | Xin mã tham chiếu hoàn tiền có thể dùng để tra cứu, liên hệ ngân hàng nhận tiền hoặc nền tảng thanh toán để theo dõi |
| Người nhận đã nhận được tiền | Kiểm tra số tiền, loại tiền và từng khoản hoàn, lưu hồ sơ; nếu có chênh lệch, hỏi riêng bệnh viện và ngân hàng |
Số tiền nhận được bằng loại tiền khác có thể chịu ảnh hưởng của việc đổi tiền và các khoản phí; cần xác minh chi tiết với tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán. Bệnh viện xử lý chứng từ, chuyển tiền hoàn và tiền về tài khoản cũng là những việc khác nhau. Nếu hoàn phí sau khi đã xuất chứng từ, hãy hỏi bệnh viện cách xử lý chứng từ gốc, có cần sửa hoặc cấp lại không, rồi gửi giấy tờ chính xác cho bên bảo hiểm; quy định lập chứng từ đỏ để điều chỉnh hoặc hủy chứng từ tài chính điện tử áp dụng cho loại chứng từ này, còn các loại chứng từ khác được xử lý theo quy định tương ứng.[3]
Nếu chưa hoàn tất thủ tục khi rời khỏi Trung Quốc, trước tiên hãy thử xem có thể đăng nhập cổng hoàn tiền và nhận mã xác minh từ nước ngoài hay không, đồng thời hỏi bệnh viện những cách theo dõi thay thế được chấp nhận nếu không sử dụng được. Để lại email hoặc số điện thoại có thể liên lạc, xác nhận bộ phận phụ trách, ngày liên hệ tiếp theo và cách gửi giấy tờ an toàn. Nếu lâu chưa được giải quyết, hãy mang theo diễn biến theo thời gian và chứng từ để phản ánh qua kênh khiếu nại chính thức của bệnh viện; nếu liên quan đến quy định về tiền tạm ứng tại cơ sở công lập, có thể hỏi cơ quan quản lý y tế địa phương.
Câu hỏi thường gặp
Tiền đặt cọc có cố định được giá điều trị không?
Không thể chỉ dựa vào việc đã nộp tiền để cho rằng giá đã được cố định. Hãy yêu cầu bệnh viện giải thích bằng văn bản về tính chất khoản tạm ứng, phạm vi chi phí trong dự toán và những hạng mục có thể thay đổi.
Tiền do người khác thanh toán thay có chắc chắn được hoàn cho người bệnh không?
Không chắc chắn. Trước khi thanh toán, hãy yêu cầu bệnh viện xác nhận người nhận tiền hoàn, kênh thanh toán ban đầu và giấy ủy quyền cần có; nếu có nhiều người thanh toán, càng cần xác nhận từng khoản.
Nếu mất biên nhận thì phải làm sao?
Liên hệ quầy thu phí của bệnh viện càng sớm càng tốt, cung cấp thông tin định danh người bệnh, mã nội trú, thời gian thanh toán, số tiền và hồ sơ giao dịch; hỏi xem có thể tra soát, cấp giấy xác nhận bổ sung hoặc làm thủ tục hoàn phí không. Bệnh viện sẽ xác nhận giấy tờ cụ thể cần có.
Chưa nhập viện hoặc đã hủy điều trị thì được hoàn bao nhiêu?
Trước tiên, yêu cầu bệnh viện xác nhận tính chất khoản tiền, chi phí đã phát sinh và điều khoản đặt lịch hoặc dịch vụ, đồng thời lấy văn bản quyết toán và giải thích về hoàn tiền. Không áp dụng trực tiếp quy định về số dư tài khoản nội trú cho tiền đặt lịch hoặc phí dịch vụ.
Bảo hiểm nói sẽ thanh toán trực tiếp, tôi có còn phải nộp tiền tạm ứng không?
Có thể vẫn cần. Hãy xác nhận riêng với bệnh viện và bên bảo hiểm xem dịch vụ lần này đã được bảo lãnh chưa, đã nhận được giấy tờ gì, khoản nào người bệnh phải trả trước và cuối cùng sẽ quyết toán thế nào.
Nếu có tranh chấp về hóa đơn cuối cùng thì phải làm sao?
Giữ lại bảng kê, dự toán và chứng từ, đánh dấu hạng mục, ngày, số lượng và chênh lệch; yêu cầu quầy thu phí giải thích hoặc liên hệ khoa, phòng liên quan để xác minh. Nếu không giải quyết được, hãy sử dụng kênh khiếu nại chính thức của bệnh viện và ghi lại phản hồi cùng bước xử lý tiếp theo.
Sau khi hoàn tiền xong, cần giữ những giấy tờ gì?
Lưu bảng kê chi phí cuối cùng, chứng từ hợp lệ, hồ sơ hoàn tiền của bệnh viện và bằng chứng người nhận đã nhận tiền; nếu chứng từ được sửa, giữ cả hồ sơ sửa đổi và chứng từ mới. Khi yêu cầu bảo hiểm bồi hoàn, dùng đúng phiên bản theo yêu cầu của bên bảo hiểm.
Nguồn tham khảo
Ngày kiểm tra: 6 tháng 11 năm 2026. Ví dụ về bệnh viện chỉ minh họa quy trình do bệnh viện đó công bố; hãy xác nhận với bệnh viện tiếp nhận về dịch vụ, cơ sở và phương thức thanh toán cụ thể.
- Ủy ban Y tế Quốc gia Trung Quốc và các cơ quan liên quan: “Thông báo về việc chuẩn hóa quản lý tiền tạm ứng tại các cơ sở y tế công lập”, ngày 25 tháng 3 năm 2025.
- Ủy ban Y tế thành phố Bắc Kinh đăng lại thông tin của Bệnh viện Thiên Đàn Bắc Kinh: Quyết toán xuất viện cho người bệnh cá nhân tự nộp tiền trước bằng phương thức không dùng tiền mặt, ngày 9 tháng 4 năm 2025.
- Bộ Tài chính Trung Quốc: “Quy định quản lý chứng từ tài chính điện tử”, quy định về hoàn phí và lập chứng từ đỏ để điều chỉnh hoặc hủy chứng từ tài chính điện tử.