Dokter di negara asal tidak bisa membaca rekam medis berbahasa Mandarin: cara meminta dokumen berbahasa Inggris sebelum pulang

Sebelum meninggalkan Tiongkok, tanyakan kepada dokter yang akan melanjutkan perawatan di negara asal dokumen apa saja yang diperlukan. Lalu, ajukan permohonan salinan rekam medis berbahasa Mandarin ke masing-masing rumah sakit tempat Anda berobat, dan tanyakan apakah mereka dapat menerbitkan ringkasan perawatan berbahasa Inggris. Jika rumah sakit tidak menyediakan dokumen berbahasa Inggris, atur penerjemahan sesuai persyaratan pihak penerima. Serahkan dokumen berbahasa Mandarin, ringkasan berbahasa Inggris, dan terjemahannya kepada dokter penerima. Pastikan dokter tersebut dapat membuka berkas dan mengetahui hasil apa saja yang belum tersedia. Jika berkas tidak dapat dibuka atau Anda tidak dapat masuk ke sistem dari luar Tiongkok, hubungi rumah sakit asal untuk memastikan cara pengiriman alternatif. Pada saat yang sama, diskusikan dengan dokter penerima bagaimana perawatan dapat dilanjutkan menggunakan dokumen yang sudah tersedia.

Hal penting

• Salinan rekam medis berbahasa Mandarin, ringkasan berbahasa Inggris yang diterbitkan rumah sakit, dan terjemahan pihak ketiga adalah dokumen yang berbeda. Tanyakan terlebih dahulu jenis dokumen yang diperlukan pihak penerima; layanan komunikasi berbahasa Inggris di rumah sakit tidak berarti rumah sakit menyediakan rekam medis berbahasa Inggris.
• Ringkasan membantu dokter penerima memahami riwayat perawatan, tetapi dokter penerimalah yang menentukan apakah dokumen itu sudah cukup. Siapkan laporan, citra medis, dan catatan perawatan sesuai kondisi serta perawatan Anda.
• Jika rekam medis belum selesai, tanyakan apakah bagian yang sudah selesai dapat disalin terlebih dahulu dan bagaimana mendapatkan hasil berikutnya. Sebelum meninggalkan rumah sakit, sepakati siapa yang akan menindaklanjuti dan kapan.

Konfirmasikan daftar dokumen dengan pihak penerima terlebih dahulu

Hubungi bagian yang akan menerima Anda di negara asal. Jelaskan tanggal perawatan dan jadwal kunjungan berikutnya, lalu minta daftar dokumen wajib, bahasa, format, dan cara penyerahannya. Secara khusus, pastikan apakah diperlukan berkas citra medis asli, laporan patologi tambahan, atau ringkasan yang ditandatangani dokter, serta siapa yang akan memastikan dokumen sudah diterima dan dapat dibaca. Jika Anda juga akan mengajukan klaim asuransi, konfirmasikan secara terpisah kepada perusahaan asuransi tentang faktur, rincian biaya, surat keterangan diagnosis, serta persyaratan tanda tangan, stempel, atau terjemahan bersertifikasi.

Dokumen apa yang perlu diminta dari rumah sakit

Jelaskan rencana melanjutkan perawatan di negara asal kepada dokter yang merawat atau petugas bangsal. Minta dokter membantu memastikan dokumen yang sesuai, dan tanyakan berdasarkan persyaratan pihak penerima apakah diperlukan dokumen dalam amplop tersegel atau catatan pemulihan setelah anestesi. Pilih dokumen dari daftar berikut sesuai kebutuhan, dan cantumkan alasan jika ada yang tidak tersedia:

• Catatan rawat jalan, masuk rumah sakit, dan keluar rumah sakit, diagnosis serta perjalanan pemeriksaan dan perawatan; catatan operasi, tindakan, dan anestesi jika ada.
• Laporan patologi dan pemeriksaan tambahan, hasil laboratorium beserta satuan dan rentang rujukannya; laporan pencitraan serta berkas citra asli yang diminta pihak penerima, misalnya DICOM.
• Daftar obat yang sedang digunakan: nama generik, dosis, rute pemberian, cara penggunaan, frekuensi, tujuan penggunaan, dan lama pengobatan; informasi alergi, transfusi darah, dan implan jika ada. Minta dokter atau apoteker memeriksanya.
• Jadwal kontrol, hasil yang masih ditunggu, rencana pemeriksaan ulang, dan gejala yang mengharuskan Anda segera menghubungi dokter.

Jika ada pemeriksaan patologi atau pemeriksaan yang dikirim ke laboratorium luar yang belum selesai, pastikan perkiraan waktu keluarnya hasil, dokter yang bertanggung jawab menjelaskan hasil, cara mendapatkannya setelah pulang, dan cara menyerahkannya kepada dokter penerima. Jangan menunda sendiri jadwal pemeriksaan atau perawatan hanya untuk menunggu terjemahan. Jika jadwal kunjungan berikutnya sudah dekat, minta dokter di kedua pihak memastikan cara menyerahkan dokumen yang sudah tersedia.

Cara mendapatkan salinan rekam medis berbahasa Mandarin dan mengambilnya melalui perwakilan

Tanyakan kepada bagian rekam medis, loket rawat jalan, atau bagian layanan medis internasional: dokumen apa yang diurus di masing-masing loket pada lokasi rumah sakit tersebut, kapan dokumen diarsipkan, apakah bagian yang sudah selesai dapat disalin terlebih dahulu, bagaimana cara mengambilnya, dan berapa biayanya. Cantumkan nama, nomor pasien atau rawat inap, bagian tempat berobat, tanggal, dokumen yang diminta, tujuan penggunaan, dan cara pengambilan. Cocokkan ejaan nama dalam data rumah sakit dengan dokumen identitas. Simpan tanda terima permohonan.

Peraturan pengelolaan rekam medis dari Komisi Kesehatan Nasional Tiongkok menyatakan bahwa pasien atau perwakilan yang diberi kuasa dapat mengajukan permohonan untuk menyalin atau melihat rekam medis sesuai prosedur; pasien yang mengurus sendiri memerlukan bukti identitas yang masih berlaku. Perwakilan juga memerlukan bukti identitas pasien dan perwakilan yang masih berlaku, dokumen sah yang membuktikan hubungan perwakilan, serta surat kuasa. Konfirmasikan terlebih dahulu kepada rumah sakit tentang bentuk dokumen identitas, dokumen pemberian kuasa, serta prosedur pengiriman dan penerimaan di luar Tiongkok. Cakupan dokumen yang dapat disalin menurut peraturan tersebut meliputi catatan keluar rumah sakit, catatan operasi dan anestesi, laporan patologi dan laboratorium, serta dokumen pemeriksaan pencitraan medis. Biaya penyalinan dapat dikenakan sesuai ketentuan. Setelah kedua pihak memastikan salinan sudah benar, salinan diberi stempel pengesahan dari fasilitas medis.[1]

Sebagai contoh, prosedur daring yang dipublikasikan Rumah Sakit Zhejiang mengharuskan nomor identitas dan nomor ponsel pasien sesuai dengan data yang terdaftar pada kartu berobat. Pemohon dapat memilih pengiriman kurir atau jenis layanan terjadwal lainnya; dokumen identitas yang harus diserahkan berbeda menurut siapa penerimanya.[2] Tanyakan langsung kepada rumah sakit tersebut apakah dokumen identitas warga negara asing dapat digunakan, apakah dokumen dapat dikirim ke luar Tiongkok, dan berapa biaya saat ini. Prosedur ini tidak dapat dianggap berlaku di rumah sakit lain.

Cara mengatur ringkasan berbahasa Inggris atau terjemahan

Tanyakan kepada dokter yang merawat atau bagian layanan medis internasional: “Apakah rumah sakit dapat menerbitkan ringkasan berbahasa Inggris untuk kelanjutan perawatan oleh dokter di luar Tiongkok? Apa saja isinya, siapa yang menandatangani atau memberi stempel, berapa biayanya, dan kapan dapat diambil?” Tanyakan juga apakah tersedia layanan penerjemahan laporan. Panduan masuk dan keluar rumah sakit yang dipublikasikan Shanghai Yida Hospital menyebutkan bahwa penerjemah akan menyiapkan ringkasan pulang dalam bahasa Mandarin dan Inggris saat penyelesaian pembayaran keluar rumah sakit. Ini merupakan penjelasan layanan dari satu rumah sakit; sebelum menggunakannya, tetap pastikan bagian yang menyediakan layanan tersebut, biaya, dan waktu penyerahannya.[3]

Jika rumah sakit tidak menyediakan dokumen berbahasa Inggris yang diperlukan, dapatkan dokumen berbahasa Mandarin terlebih dahulu, lalu cari penerjemah medis sesuai persyaratan pihak penerima. Tanyakan sejak awal apakah pihak penerima mensyaratkan kualifikasi tertentu, sertifikasi, atau pengesahan notaris, lalu pastikan biaya, tanggal selesai, kerahasiaan, dan cara penyerahan. Terjemahan adalah alih bahasa dari dokumen sumber; jika diperlukan ringkasan klinis atau surat keterangan yang diterbitkan dokter, mintalah secara terpisah kepada dokter. Minta penerjemah mencantumkan dokumen sumber dan nomor halaman yang sesuai, nama penerjemah atau lembaga, serta tanggal. Jika teks sumber tidak terbaca jelas, hal itu harus ditandai, bukan ditebak.

Setelah menerima dokumen, cocokkan satu per satu dengan dokumen asli berbahasa Mandarin: nama, tanggal, diagnosis dan sisi kiri atau kanan, hasil positif atau negatif, nama serta dosis obat, tanda desimal, satuan, temuan patologi, dan ungkapan ketidakpastian. Minta bantuan dokter atau apoteker yang mampu memeriksa isi medisnya. Jika catatan asli diduga keliru, tanyakan prosedur koreksi kepada rumah sakit; jangan hanya mengubah terjemahannya.

Selesaikan serah terima sebelum meninggalkan rumah sakit

Beri label tanggal, bahasa, dan jenis pada setiap dokumen: salinan berbahasa Mandarin dari rumah sakit, ringkasan berbahasa Inggris dari rumah sakit, atau terjemahan pihak ketiga. Simpan dokumen berbahasa Mandarin dan citra asli, lalu kirim bagian yang diperlukan sesuai permintaan pihak penerima. Pastikan terlebih dahulu identitas penerima dan cara pengiriman yang aman; jangan mengirim rekam medis ke percakapan publik atau alat penerjemahan publik. Tanyakan siapa di pihak penerjemah atau penerima lain yang dapat melihat dokumen, berapa lama dokumen disimpan, dan bagaimana meminta penghapusannya.

Coba buka berkas citra pada perangkat Anda, cocokkan nama, tanggal pemeriksaan, dan bagian tubuh yang diperiksa, lalu minta bagian penerima memastikan berkas dapat dibaca. Simpan salinan cadangan yang diizinkan rumah sakit. Tautan berkas yang dapat dibuka tidak berarti dokter sudah menerima dokumen atau selesai meninjau citra. Catat hasil yang masih belum tersedia, orang yang akan menindaklanjuti, dan waktu untuk menghubunginya.

Pertanyaan umum

Apakah setiap rumah sakit wajib menyediakan rekam medis lengkap berbahasa Inggris?

Peraturan nasional menyediakan jalur untuk menyalin atau melihat dokumen rekam medis sesuai prosedur; ketentuan ini tidak berarti setiap rumah sakit menyediakan rekam medis lengkap berbahasa Inggris. Tanyakan secara terpisah tentang ringkasan berbahasa Inggris dan layanan penerjemahan.[1]

Apakah anggota keluarga boleh mengambil dokumen sebagai perwakilan?

Tanyakan cara pengurusan melalui perwakilan yang diakui rumah sakit. Status sebagai keluarga saja tidak menggantikan dokumen identitas, bukti hubungan perwakilan, dan surat kuasa yang diwajibkan. Untuk pasien di bawah umur atau pasien yang tidak dapat memberikan kuasa, konfirmasikan kepada rumah sakit dokumen perwalian atau perwakilan yang berlaku.[1]

Apakah satu ringkasan pulang berbahasa Inggris sudah cukup?

Dokter penerima yang menentukannya. Perawatan kompleks atau permintaan pendapat medis kedua mungkin juga memerlukan laporan patologi, hasil pemeriksaan, catatan operasi, dan citra asli. Minta pihak penerima membuat daftar terlebih dahulu.

Bagaimana jika hasil patologi baru keluar setelah saya pulang ke negara asal?

Hubungi petugas rumah sakit yang telah disepakati sebelum Anda meninggalkan rumah sakit. Pastikan apakah laporan sudah merupakan versi final, bagaimana cara mendapatkannya, dan bagaimana hasilnya akan dijelaskan. Jika pengambilan dilakukan melalui perwakilan, lengkapi dokumen identitas dan surat kuasa sesuai persyaratan rumah sakit, lalu serahkan hasilnya kepada dokter di negara asal.

Bagaimana jika rumah sakit hanya memberikan foto laporan pencitraan?

Tanyakan kepada bagian radiologi cara memperoleh berkas asli yang diperlukan pihak penerima beserta biayanya, lalu minta bagian penerima mencoba membacanya. Kaca objek atau blok parafin patologi memiliki persyaratan peminjaman dan pengangkutan tersendiri. Tanyakan terlebih dahulu kepada bagian patologi di rumah sakit penerima dan rumah sakit asal; jangan mengirimkannya sendiri.

Apakah terjemahan yang diberi stempel pasti dapat digunakan untuk klaim asuransi atau visa?

Tidak selalu. Sebelum memesan terjemahan, konfirmasikan kepada perusahaan asuransi atau instansi penerima terkait tentang kualifikasi penerjemah, bentuk sertifikasi yang diterima, serta bukti pendukung lain yang diperlukan. Simpan dokumen sumber berbahasa Mandarin.

Bagaimana jika nama atau diagnosis dalam dokumen berbahasa Inggris keliru?

Untuk nama, cocokkan terlebih dahulu dengan dokumen identitas dan data yang terdaftar di rumah sakit. Untuk isi klinis, minta rumah sakit asal atau penerjemah memeriksa bagian yang menjadi tanggung jawab masing-masing. Jika catatan asli berbahasa Mandarin diragukan, tanyakan prosedur koreksi rumah sakit dan beri tahu pihak penerima tentang versi yang telah diperbarui.

Sumber

1. Komisi Kesehatan Nasional Tiongkok: Peraturan Pengelolaan Rekam Medis di Fasilitas Medis (Versi 2013), Pasal 17—23, diperiksa pada 2026-11-06.
2. Rumah Sakit Zhejiang: Prosedur permohonan salinan rekam medis melalui reservasi daring, diperiksa pada 2026-11-06; berlaku sesuai persyaratan penerimaan permohonan rumah sakit pada saat pengajuan.
3. Shanghai Yida Hospital: Panduan lengkap masuk dan keluar rumah sakit, diperiksa pada 2026-11-06.