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Nome escrito de forma diferente ou número de processo clínico divergente: confirme a identidade antes de continuar o atendimento

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Se encontrar diferenças no nome do passaporte, na data de nascimento, no número de atendimento, na pulseira de identificação ou nos relatórios, informe imediatamente os profissionais de saúde presentes ou o balcão de registo, apresente um documento de identificação e peça ao hospital que verifique a quem pertencem os registos. Se a identidade ainda não puder ser confirmada antes de exames ou da administração de medicamentos não urgentes, peça aos profissionais que sigam primeiro os procedimentos do hospital. Em situações críticas, avise imediatamente os profissionais de saúde para que o hospital providencie, em paralelo, o atendimento de emergência e a verificação da identidade.

Pontos principais

  • Ter o mesmo nome, uma variação na sua grafia ou dois números de atendimento não significa necessariamente que os registos pertencem à mesma pessoa. Peça ao hospital que verifique; não junte os registos por iniciativa própria.
  • Depois de o hospital corrigir os dados de registo, confirme também se os exames já pedidos, as amostras, os relatórios, os medicamentos e as marcações estão associados corretamente.
  • Não altere por conta própria a pulseira, os relatórios ou o processo clínico. Utilize os canais indicados pelo hospital para pedir a correção e obter confirmação.

Indique primeiro qual é a informação divergente

Tenha consigo o passaporte e o cartão de atendimento do hospital ou o registo eletrónico. Indique em que documento e em que campo existe uma diferença, por exemplo, na ordem do apelido e do nome próprio, na grafia, na data de nascimento ou no número do documento. Se mudou de passaporte, leve o antigo ou um comprovativo aceite pelo hospital e explique qual era o número usado anteriormente. Não envie documentos de identificação completos para grupos de conversa públicos.

Diga ao profissional de enfermagem ou do balcão de registo: “Este é o meu passaporte. O nome no relatório é diferente do que aparece aqui. Pode verificar se este relatório me pertence?” Se estiver a fazer uma colheita de sangue, a receber medicamentos ou a realizar um exame, avise imediatamente os profissionais presentes. Não confirme a identidade apenas pelo número do quarto, da cama ou pela semelhança do nome.

Peça ao hospital que verifique e trate os registos

Pergunte que departamento trata da correção dos dados de registo, da verificação de quem é o titular do processo clínico ou da associação de números de atendimento duplicados, que comprovativos são necessários e quando e como poderá confirmar a conclusão do processo. Se estiverem envolvidos relatórios, amostras ou tratamentos em curso, peça à equipa clínica e aos serviços responsáveis pelos exames que façam a verificação. Os procedimentos de correção e associação podem variar entre hospitais.

Se encontrar informações de outro paciente na sua conta, não as utilize nem as reencaminhe; informe imediatamente o hospital. Cabe ao hospital verificar, segundo os seus procedimentos, se os dois números pertencem à mesma pessoa, se podem ser associados e como preservar o histórico dos registos.

Confirme que os relatórios poderão ser encontrados depois

Após o tratamento da situação, peça aos profissionais que voltem a conferir os dados de identificação consigo e confirmem que as marcações, os pedidos de exames, os resultados ainda pendentes e a lista de medicamentos utilizam o registo correto. Pergunte se o médico responsável continua a poder consultar os exames de imagem, os resultados de anatomia patológica e os relatórios anteriores. Se for necessário corrigir um relatório, confirme qual é o departamento responsável, o prazo previsto para a resposta e como voltar a contactá-lo.

Se precisar de documentação para o seguro ou para a continuidade dos cuidados no país de origem, pergunte ao hospital como solicitar uma declaração oficial ou uma cópia do processo clínico corrigido. Confirme com a seguradora ou com o médico que irá recebê-lo quais os documentos aceites. Não utilize como seus relatórios finais os resultados cuja titularidade o hospital ainda não confirmou.

Perguntas frequentes

O que devo fazer se o apelido e o nome próprio estiverem trocados no nome em inglês?

Apresente o passaporte e peça ao balcão de registo que confira os campos do nome e confirme a associação das marcações e dos relatórios. Não basta alterar por conta própria o texto da tradução.

Mudei de passaporte e já não consigo encontrar os relatórios antigos. O que devo fazer?

Forneça ao hospital os documentos de identificação novo e antigo, ou comprovativos que aceite, juntamente com os dados dos atendimentos anteriores. Peça que verifique como associar o histórico dos registos.

Tenho dois números de atendimento. Posso escolher um deles?

Peça primeiro ao hospital que verifique se ambos lhe pertencem e quais os registos associados a cada um. Depois, siga os procedimentos do hospital; não elimine nem junte registos por iniciativa própria.

A data de nascimento na pulseira está errada. Posso corrigi-la por conta própria?

Não a altere por conta própria. Avise imediatamente os profissionais da unidade para que o hospital verifique a identidade e substitua ou corrija a pulseira.

Só descobri a divergência depois da colheita de sangue. O que devo fazer?

Avise imediatamente o profissional de enfermagem ou o médico presente e peça-lhe que contacte o laboratório para confirmar a identidade da amostra e os próximos passos. Cabe à equipa clínica decidir se é necessária uma nova colheita.

Estou a receber atendimento de emergência. Também é preciso esperar pela correção completa do registo?

Informe imediatamente os profissionais sobre as dúvidas de identificação, para que sigam os procedimentos de emergência e de identificação do paciente. Não atrase o atendimento de emergência por decidir esperar pela conclusão dos procedimentos administrativos.

O hospital diz que o registo já foi corrigido. O que mais devo fazer?

Peça que confirme se os relatórios ainda pendentes, as marcações, a lista de medicamentos e os exames de imagem anteriores podem ser associados corretamente. Anote o contacto da pessoa responsável pelos assuntos ainda por resolver e o prazo de resposta.

Fontes

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